文书档案归档制度、分类方案及保管期限表

一、文书档案归档制度
（一）归档范围：
凡是教委及各科室在各项工作活动中形成的有保存价值的文件材料，均属归档范围，具体内容参见《归档范围和保管期限表》。
（二）归档时间：
各科室形成的文件材料，由兼职档案员收集，初步分类在次年3月底以前向档案室移交、存档。
（三）归档要求：
1、归档文件材料应整齐、完整、准确、可靠（文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等）无缺页破损现象。
2、重要的文件需留本科使用，可经单位主管领导批准后进行复印，但原件必须归档。
3、凡是归档的文件，必须留原件存档，以保证档案的真实性。
4、凡是归档的材料、书写格式与字迹符合规范要求，用钢笔、碳素墨水和蓝黑墨水书写，凡是不符合要求的材料，档案员有权退回原科室重新书写。
5、积极开发利用文书档案，主动了解各项工作对利用档案的需要，端正服务态度，提高服务质量，积极主动做好提供利用工作。

二、文书档案分类方案
文书档案采用年度一组织机构分类法进行分类。

三、文书档案归档范围及保管期限表

序号	归 档 范 围	保管期限
1	教工委会议记录	永久
2	教委常务会议记录	永久
3	党代会通知、名单、议程、报告、领导讲话、重要会议等文件材料	永久
4	本单位召开的教育工作会议和重要的专业会议文件材料	永久
5	本单位的请示与批复、下级机关的请示、报告与机关的批复、批示等	永久
6	本单位的工作计划、总结、规划等	永久
7	主管上级机关颁发的，属于本单位主管的业务；非主管上级机关要求本单位主管业务下发的要求执行的重要文件材料	永久
8	本单位机构设置、干部任免、人员配备、干部年终统计报表	永久
9	本单位职工花名册	永久
10	中小学、幼儿园、特殊教育综合报表	永久
11	本单位参加表彰大会的先进名单、登记表、先进事迹	长期
12	干部职工介绍信、调令存根	长期
13	职工录用、转正、调资、定级等材料	长期
14	对有关人员的处分、批示等	长期
15	本单位与外单位签订的合同或协议书	长期
16	本单位在安全保卫工作中形成的材料	长期
17	本县区域内社会力量举办的职业教育、成人教育、非学历教育的审批	长期
18	本单位的简报、信息、大事记	长期
19	中小学三好学生名册、优秀班集体等	长期
20	上级有关的通知、办法等	短期
21	有关事物性通知	短期
22	本单位在管理活动中形成的临时性重要材料	短期

 

 

会计档案归档制度、分类方案及保管期限表

一、 会计档案归档制度
（一）归档范围：
1、会计档案是记录和反映全委经济业务的重要史料和证据，是本委档案的组成部分，必须集中统一管理。
2、会计档案包括会计凭证，会计帐簿和会计报表以及其它会计核算资料。
（二）归档时间：
一般每年形成的会计档案，应由会计室于第二年第一季度以前装订立卷，然后暂由会计室保存一年期满后，由会计室编造清册移交本单位档案部门保管。
（三）归档要求：
1、装订成册会计档案，原则上应保持卷册的封装，个别需拆封重新整理的，应会同会计和经办人共同拆封整理，以分清责任。
2、档案管理人员对违反会计档案归档制度有权检查和纠正。
3、借阅会计档案要履行登记手续。外单位借阅需持介绍信，经领导批准，方可借阅。
二、会计档案分类方案
会计档案采用类别一年度分类法进行分类，即：先将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类，每类内再按年度分开并结合保管期限顺序排列编号。

三、会计档案归档范围和保管期限表

类? 别	归 档 范 围	保管期限
会计凭证	原始凭证 记帐凭证 汇总凭证	15年 15年 15年
会计帐簿	现金日记帐 银行存款帐 明细帐 总? 帐	25年 25年 15年 15年
会计报表	会计年报表 会计月报表	永久 5年

 

 

 

 

基建档案归档制度、分类方案及保管期限表

一、基建档案归档制度
（一）归档范围：凡本单位在基建工程中形成的各种方案材料、批复文件、图纸等均属归档范围（详见保管期限表）
（二）归档时间：待项目完成之后，按照基建项目归档范围，将基建过程中形成的文件材料、图纸等收集齐全，在竣工后二个月内立卷归档并向本委档案室办理交接手续。
（三）归档要求：
1、在整理归档材料过程中工程项目负责人和机关档案员应一同进行归档材料检查，不齐全的及时补充，应归档的材料做到字迹工整，图样清晰，工程项目签字、印章手续完备，有利长期保存。
2、严禁使用不符合要求的字迹书写文件批复性材料，严禁使用复印件归档，对上述不符合归档要求的材料，档案员有权退回材料拒绝移交。
3、归档材料移交工程负责人，教委档案员共同签字。
二、基建档案分类方案
基建档案采用校别----工程项目分类法

 

三、基建档案归档范围及保管期限表

序号	归 档 范 围	保管期限
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12	申请基建的报告、占地、建筑面积、资金、 请示、批复 计划任务书及批复 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图 征用土地批准文件及初线图，拆迁补偿 协议书 发包合同书 设计变更 土岩实验报告、基础处理、基础工程、施工图 隐蔽工程验收记录 单位工程质量检查、评定 交工验收记录证明 竣工验收报告 全套竣工工程预、决算书基建图线	长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

 

照片档案归档制度、分类方案及保管期限表

一、照片档案归档制度
（一）本单位在各项重要活动中形成的具有保存价值的各种照片材料均属归档范围，由档案室统一集中管理。
（二）归档时间：
每次活动形成的照片，冲洗后将有保存价值的照片由主管照相同志负责将照片活动日期、内容、人物名称，按时间顺序记录及时上册临时保存，于来年三月底以前将上一年的照片档案移交教委档案室。
（三）归档要求：
1、归档照片、底片相符。
2、分类整理上册，归档照片要求清楚、主体突出，附以文字说明要写明时间、地点、拍摄人、反映活动内容、参加人物等。
3、归档照片要统一使用档案部门提供的相册，装订规范。
二、照片档案分类方案
照片档案采用年代-----问题分类法进行分类，即：先将照片档案按年代分开，在每一年内分为综合类、教育教学类、工会活动类，每类内按时间顺序编号。
三、照片档案归档范围及保管期限表

序 号	归 档 范 围	保管期限
1 2 3 4	反映本单位主要职能活动工作成果的照片 记录本单位重要会议的照片 记录市、县以上领导和著名人物在本单位 活动的照片 记录改善办学条件等照片	长期 长期 长期 长期

 

 

实物档案归档制度、分类方案及保管期限表

一、实物档案归档制度
（一）归档范围：凡本站各部门获得县级以上奖杯、奖旗、证书、奖状等实物均属归档范围。
（二）归档时间：应归档的实物材料于次年3月底前移交本单位档案室统一保存。
（三）归档要求：
1、任何部门及个人在荣誉实物证明获得后，可在本部门存放一年，一年后向档案室移交，但最迟不得超过来年3月底，任何部门及个人不得私自截留或据为已有。
2、档案室接收实物档案后，按时间顺序进行登记，陈列保存。
二、实物档案分类方案
实物档案按时间顺序分类，案卷编号的排列按获奖时间的先后顺序编制流水号。
三、实物档案归档范围及保管期限表

序号	归 档 范 围	保管期限
1 2 3	获国家及省部级的奖杯、奖旗、奖状、证书等 获市、县级的奖杯、奖旗、奖状、证书等 获县、局级的奖杯、奖旗、奖状、证书 等	永久 永久 长期